Como uma rede de saúde com 4.000 colaboradores domou 579 viagens em um único mês

Uma equipe de logística com 5 pessoas. Uma frota de 20 veículos - carros, ambulâncias e UTIs móveis. Mais de 4.000 colaboradores em hospitais, clínicas e laboratórios distribuídos pela região metropolitana de Recife, Pernambuco. E um processo de solicitação de transporte inteiramente baseado em ligações, áudios de WhatsApp e e-mails.

Esse é o perfil do cliente que deu origem ao Tripter.

O cliente

A empresa é uma operadora de plano de saúde com estrutura própria: unidades hospitalares, clínicas e laboratórios. Uma operação que não para - plantões noturnos, transferências inter-hospitalares, entregas urgentes de materiais e exames.

A frota conta com 20 veículos rastreados, entre carros de passeio, ambulâncias e UTIs móveis. No centro de tudo isso: uma equipe de logística com apenas 5 pessoas responsável por atender mais de 4.000 colaboradores.

A origem do Tripter

Antes de existir como produto, o Tripter nasceu de uma necessidade real desse cliente.

Eles já faziam gestão das viagens - rastreamento, roteirização, controle de execução. O problema estava em outro lugar: no momento em que alguém precisava pedir uma viagem. Não havia processo. Não havia formulário. Não havia fluxo de aprovação. Havia um telefone tocando na mesa de 5 pessoas.

A demanda era clara: juntar a gestão operacional das viagens - rotas, paradas, motoristas, km - com um processo estruturado de solicitação, aprovação e comunicação. Um lugar só, do pedido ao encerramento. Foi essa demanda que moldou o que o Tripter é hoje.

O problema: 1.737 contatos por mês

Antes do Tripter, o fluxo era simples na teoria e caótico na prática:

1. Um colaborador precisava de transporte
2. Ligava (ou mandava mensagem, ou e-mail) para a equipe de logística
3. A equipe avaliava, aprovava verbalmente e cadastrava a viagem manualmente - parada por parada
4. Quem solicitou ficava sem retorno até ligar de novo perguntando o status

Com 579 viagens em janeiro, estimando apenas 3 contatos por viagem (solicitação + acompanhamento + confirmação), chegamos a ~1.737 contatos no mês - ou ~79 por dia para uma equipe de 5 pessoas. Isso dá 16 interrupções por pessoa a cada dia de trabalho.

Não havia fluxo de aprovação documentado. Não havia visibilidade para os solicitantes. Não havia processo - havia memória e disponibilidade.

Os números de janeiro: uma operação maior do que parece

Janeiro foi o mês de referência, capturado a partir dos dados operacionais antes do Tripter entrar em produção.

Volume operacional

Perfil da operação

Operação 24/7

A natureza hospitalar da operação fica clara nos horários:

• 50 viagens entre 22h e 5h - plantões e emergências noturnas
• 46 viagens em fins de semana
• Pico de saída: 7h (119 viagens), 8h (72), 6h (51)

92% das viagens ocorreram em dias úteis, mas os outros 8% mostram que a logística nunca realmente desliga.

Frota utilizada

A solução: do pedido ao encerramento em um só lugar

O Tripter unificou o que antes eram dois problemas separados: a gestão operacional das viagens (roteirização, paradas, motoristas) e o processo de solicitação, aprovação e comunicação. Tudo numa plataforma só, com fluxo definido do início ao fim.

Como funciona

1. Solicitação pelo app O colaborador abre o Tripter, preenche origem, destino, passageiros e dados relevantes. Sem ligação, sem esperar alguém atender.

2. Aprovação com visibilidade A equipe de logística recebe, avalia e aprova diretamente na plataforma. Histórico, justificativas e anexos num lugar só.

3. Roteirização e montagem da viagem As paradas são organizadas com otimização de rota, o motorista é designado e a sequência de atendimento é gerada automaticamente - sem cadastro manual parada a parada.

4. Feedback em tempo real Quem solicitou acompanha o status da viagem sem precisar ligar. Fim dos "já saiu?" e "quando chega?".

5. Encerramento documentado A viagem é encerrada com km rodados, tempo e eventuais anexos - tudo auditável. Como cada viagem nasce vinculada a um centro de custo, o Tripter cruza esses dados com a frota: quanto cada veículo rodou para cada centro de custo. Com 72 centros de custo ativos nessa operação, o rateio de custos - que antes dependia de planilhas manuais ou era simplesmente ignorado - vira um relatório automático, dando visibilidade real ao custo operacional de cada área da empresa.

O impacto: 242 horas recuperadas por mês

O ganho principal não está apenas em rotas mais eficientes. Está no tempo eliminado de comunicação reativa, cadastro manual e acompanhamento às cegas - somado à otimização das sequências de paradas que antes eram montadas na intuição.

Para uma equipe de 5 pessoas gerenciando 579 viagens, 2.204 paradas e 111 solicitantes diferentes, isso não é melhoria incremental. É a diferença entre uma equipe operando em modo apagão e uma equipe com capacidade de planejar, escalar e melhorar.

Conclusão: o problema não era a frota

Quando olhamos para os números de janeiro, o que chama atenção não é o volume de quilômetros. É a complexidade invisível: 111 pessoas diferentes precisando de transporte, de 72 departamentos, indo para 225 destinos, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Toda essa complexidade chegava por WhatsApp na tela de 5 pessoas.

O Tripter nasceu para resolver exatamente isso - não como mais uma ferramenta de frota, mas como a camada de processo que faltava: da solicitação à aprovação, da roteirização ao encerramento, do custo operacional ao rateio por centro de custo.

A operação não cresceu. O processo cresceu com ela. E a equipe de logística saiu de bombeiros apagando incêndios para gestores com visibilidade real da sua operação.

Quer entender como o Tripter pode estruturar a gestão de solicitações de transporte na sua empresa? Conheça a plataforma.